南宋淳熙五年（１１７８），朱熹知南康军，“及蒙圣恩，假守兹土，到任之初，考按（南康军）图经，询究境内民间利病”，将查询图经（志书）作为了解地方民间疾苦的重要手段。其后，因为朱熹的巨大影响，他到任之初先查询志书的事迹得到后世的称颂。
如明正统十二年（１４４７），朱晅说到“昔子朱子守南康，始至，问及志书，识者谓其知所当务”，所谓“知所当务”，即为明晓地方实际事务。志书所载山川、土田、人物、货产等情况都是地方官员必须了解的基本地情知识，“志得其实可以考见得失”，“公能佐天子以宣徳化，且为之志，使有考焉，其有补于治道不小矣”。
因此，明代州县官员重视修志，首先就是因为志书可以提供丰富的地情信息，一册在手，足不出户即能周悉全局，“一展卷间而政教之施孰可以缓、孰可以急，人物之行孰可以惩、孰可以劝，莫不备悉”。
弘治七年（１４９４），傅珪在《保定志后序》中也说：“郡必有志，古也，非但欲纪录所有，亦将为治道计也。”治道即为地方行政治理，而地方官员施政“莫大于经时教，莫重于宏化谊，莫严于稽古事，莫要于宜民”，四者皆赖志而行，志书之不可或缺不言自明。
正是在这一意义上，明代修志名家黄佐提出了“志曷志，志王政也”的观点。万历四十六年（１６１８），董绫在《儋州志序》中则进一步地提出：“夫政政也，志亦政也。行政者行此志，志志者志此政，一方之政自我而行，亦自我而志，以我志我，自有一段神思奇气吐露笔芒，为有用之文章。”
其意即指志书具有垂鉴戒、昭利害的作用，于资治大有裨益，所以修志本身就是一项重要的政事。了解地情是官员布政的基础，同时为治理一方提供了施政依据。如嘉靖四十二年（１５６３），何愈在《重修定海县志后序》中说：
“海图有说而防御之策备，河渠有论而泄蓄之术宜，风俗有论而礼俭之教明，沿革有表而知翁山之先县，秩官有表而知昌国之司存，经制有志而可审图其奠丽，物土有志而可则叙其役敛，杂志必详而知事变、物理之不可胜纪。其于人物、名宦，则又去讹补遗，彰显幽隐，暴扬休淑，以示近垂远，劝惩之典实寓焉。”
志书对地方各方面政事的全面记载，包含着对事物发展演变的规律性认识和施政应对之道，地方官员自然可从中有所参考借鉴。为政者披览志书，以为凭据，不仅仅是为了取法旧事，其根本目的在于根据志书提供的丰富信息，了解民间疾苦、政事利弊，寻找救治良方，以兴利除弊。
如万历三年（１５７５），商廷试在《会稽县志叙》中说：“是故观于户口之登耗，而劳来休息之惠不可不务也；观于赋役之烦简，而剂量均一之规不可不守也；观于土田之腴瘠，而改撺冒隐之禁不可不严也；观于风俗之美恶，而化导转移之几不可不审也；观于人才之盛衰，而条教课试之法不可不慎也。
其他稽星土以察灾祥，审形势以示守御，修陂塘以时蓄泄，秩祀典以昭崇报，明职守以叙勋迹，皆志之所以为训也。稽于古而有获，通其变而使不倦，此在司民牧者加之意而已。则斯志也，固经世之典也。”
只有发现社会弊病，充分吸取历史上的经验教训，才能加强施政的针对性和有效性，实现政通人和。如万历三年，杨节在《会稽志叙》中也说：“邑之贵志，非特为令者取旧政之可师与才贤之可表，于以佐化理于一二而遂已也。
盖将察风俗之美恶，稽物产之沃瘠，验户口、稼穑之登耗，约徭赋之重轻，与山川、水旱之所由，以出利而入弊，时调剂而张弛之。殆举百里之大聚方册中，目注心营，而坐致其理，不烦下堂而得之。此邑之所以贵志者，贵纲举而目不能逃也。”
只有对地方各方面情况了如指掌，特别是对关系民生休戚的事务真正用心，大举兴利除弊之政，才能为官一任、造福一方，而志书正是因此而变得必不可少。方志不但是地方官员必不可少的参考，更有益于人，有益于世。
正如弘治十二年（１４９９），张佶在《宿州志序》中所说，志书乃“一郡之典”，“欲知形胜必考山川，欲知习尚必考风俗，欲知阨塞必考城池，欲知治民事神必考户口、差赋、坛、祠宇，欲知风教必考忠臣、孝子、义夫、节妇，
欲知人文必考学校、词章，欲知景仰必考名宦、名贤，欲知古迹必考池台、亭馆”，取志书而读之，则“生于宿者有所感慕而励其行，仕于宿者有所兴起而善其政，观风于宿者有所采择而献于天子，天子必有以兴水木本源之念于斯，而又有以命词臣修于史以资治焉。志有益于人也大，而关于世也岂轻矣哉？”
又如嘉靖二十年（１５４１），河间知府郜相在《河间府志序》中也说，必有赖方志成书，“然后往事予可得而知也，时事予可得而传也，善者予可得而法也，贤者予可得而礼也，财物予可得而通融也，风俗予可得而损益也。其于愿治之心，不有助耶？后凡莅民者，酌古准今，将有所据，则是书不但有益于己也”。
志书不仅对在任官员有益，对后任官员为官施政也同样有益。正因方志具有很强的镜鉴作用，修志名家黄仲昭即称志书为郡县“资治之鉴”。他说：“昔司马文正公集古今治乱成败之迹，名曰《资治通鉴》，然则斯志也，其亦郡邑资治之鉴。
与贤守令一开卷之顷，见夫户口之增损，土田之莱辟，赋税之登耗，水利之通塞，宁不思所以为民兴利除害者乎？见夫庠序之废举，学术之邪正，风俗之媺恶，人物之臧否，宁不思所以为民移风易俗者乎？倘因前人治忽之迹而为今日是非之鉴，益之损之，与民宜之，则所以资于治者不既深欤？”嘉靖四十三年（１５６４），山西巡抚杨宗气在《山西通志序》也说“治天下以史为鉴，治郡国者以志为鉴”，成为传世名言。
教化，是政教风化、教育感化之意。这个概念产生于春秋战国时期，《荀子·王制篇》中就出现了“论礼乐，正身行，广教化，美风俗”的说法，《荀子·尧问篇》还有“礼义不行，教化不成”的论断。后来经过汉代大儒陆贾、董仲舒等人的推衍阐释，“教化”一词逐渐具有了政治意蕴，能够起到稳定社会的作用，所以化民成俗成为后世地方官员一项不可推卸的职责。
及至明代，朝廷上下大兴编纂史鉴类书籍之风，就是要利用史书为明王朝封建统治服务，史学的教化、鉴诫功能发挥备至。这种风气影响到了地方志编纂方面，地方官员认识到，编纂志书可以帮助自己很好地实现这一目的。如弘治《永平府志·新修志书凡例》记载：“郡志之作，以端教化、励风俗为本。”
万历三十三年（１６０５），时偕行在《重修嘉定县志序》中说，地方官员修志本意就在于端正风俗，在关乎风教的问题上，其他政绩都很难与志书所起的作用相提并论。他说：“宦斯土、生斯乡者，欲树之表仪，纳之轨物，去刁争欺谩之习，而还礼让淳庞之风，非贤哲孰能当此者乎？此韩侯修志之本意，而吾党所当共勖者也……而今又修举数十年废坠之邑志，是大有关于风教，非若它政绩之仅以庇民者，宜士民之交欣并颂于不忘也。”
州县存在于特定的地理空间之内，有其独特的自然人文景观、历史发展脉络和风情民俗。读书人游览山林尚作题咏以记其游，志书于千百年间山川、人物等方面的变迁情况无所不记，其对于推行政教风化的作用是不容低估的。
如永乐十六年（１４１８），薛瑄在《鄢陵县志序》中说：“况兹一邑之志有稽于古，有考于今，其可尼而不传哉！是书也，俾邑之人睹其山川景物，则坚其安土乐业之心；观夫忠良孝义，则兴其去恶向善之志。是又岂非政教之一助哉！”
又如弘治十八年（１５０５），李敏在《将乐县志后序》中也说：“一邑之典章文物皆系于志，若旷而弗修，不几于久而湮没者乎！”“……此志之修，所系者大而且要。虽未足为全书，抑可以观风俗焉，可以验土产焉，可以考贡赋焉，可以见人才焉，多识于鸟兽草木之名焉。
先王之良法美意粲然在目，凡有得乎此者，于化民成俗之意、修己治人之方，未必无小补云。”教化的一项重要内容是要求统治者起到道德楷模作用，早在汉代桓宽《盐铁论》卷１０就有“治乱不在于民”的说法，即统治者要以自己的行为为百姓做表率。
明代修志者纷纷在志书中表彰乡贤士绅，其意即在以之为效法的榜样，激励、诱导教化的推行。如弘治二年（１４８９），黄仲昭在《八闽通志序》中就说，编纂志书可“表章先哲之典刑，以风厉后学，庶几于世道少有所补，而不终为圣朝弃物也”。
志书突出对人物的记述，不仅仅是为了褒扬人才，还有一个重要的作用是要借以讽喻地方官员，激励他们观风问俗，有所考而行其政。毕竟地方官员的人品好坏、能力高低直接影响施政的好坏，如不得其人，要实现政成民治是不可能的。
弘治七年（１４９４），张琳在《题保定府志后序》中谈到，志书在记述人才善恶方面要特别用心，《重修保定府志》在“人才善恶间尤拳拳焉”，“诚以人才实地方之所系，得其人则政成而民治，不得其人则政乖而民离。
是使为仕者兴起其善心，惩创其恶志，固宜省刑薄敛，除残去盗，重本逐末，风俗由是而淳焉，贤才由是而出焉，地方由是而安焉。上有所资，下有所裨，是先君之心虽曰劳，而于圣化之补岂小小哉？地方之宜不其大乎？”
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